KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
Güneşin Çocuklarını Üşütmeyelim Derneği (GÇÜ Derneği)
1. Amaç
Bu politikanın amacı, Güneşin Çocuklarını Üşütmeyelim Derneği tarafından işlenen kişisel verilerin mevzuata uygun şekilde saklanması, korunması ve gerekli şartların oluşması hâlinde imha edilmesine ilişkin esasları belirlemektir.
Derneğimiz, kişisel verilerin korunması konusunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun hareket etmeyi amaçlar.
2. Kapsam
Bu politika; derneğimizin faaliyetleri kapsamında elde edilen bağışçı, üye, gönüllü, ziyaretçi, çalışan, iş ortağı ve iletişim kuran diğer kişilere ait kişisel verileri kapsar.
Politika, derneğin elektronik ortamda veya fiziksel belgeler üzerinde tuttuğu kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin süreçleri kapsar.
3. Kişisel Verilerin Saklanması
Kişisel veriler; işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama sürelerine uygun olarak muhafaza edilir.
Saklama süresi belirlenirken aşağıdaki hususlar dikkate alınır:
Kişisel verilerin işlenme amacı.
İlgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri.
Derneğin hukuki yükümlülükleri.
Olası hukuki uyuşmazlıklarda delil oluşturma gerekliliği.
Veri işleme amacının ortadan kalkması ve verilerin saklanmasını gerektiren başka bir hukuki nedenin bulunup bulunmaması.
Kişisel verilere yalnızca görev ve yetkileri kapsamında erişmesi gereken kişiler erişebilir. Verilerin yetkisiz erişime, kayba, değiştirilmesine veya hukuka aykırı açıklanmasına karşı uygun teknik ve idari tedbirler alınır.
4. Saklanan Kişisel Veri Kategorileri
Derneğin faaliyetlerine ve fiilî veri işleme süreçlerine bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:
Kimlik ve iletişim bilgileri: Ad, soyad, telefon numarası ve e-posta adresi.
Bağış işlem bilgileri: Bağış tutarı, bağış türü, işlem tarihi, işlem referans numarası ve ödeme durumu.
Üyelik ve gönüllülük bilgileri: Üyelik veya gönüllülük süreçleri kapsamında gerekli olan bilgiler.
İşlem güvenliği bilgileri: İnternet sitesi kullanımına ve sistem güvenliğine ilişkin teknik kayıtlar.
Mali ve hukuki kayıtlar: Mevzuat gereği tutulması gereken muhasebe, ödeme ve işlem belgeleri.
Bu kategoriler, derneğin gerçekten topladığı ve işlediği verilerle sınırlı olarak uygulanır.
5. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta belirlenen süreler ve işleme amaçları dikkate alınarak saklanır.
Saklama süreleri belirlenirken veri kategorisi, hukuki dayanak, ilgili mevzuat ve varsa devam eden hukuki süreçler değerlendirilir. Mevzuatın daha uzun bir süre öngördüğü veya verilerin saklanmasını gerektiren hukuki bir nedenin bulunduğu durumlarda ilgili süre ve yükümlülükler esas alınır.
Dernek, kişisel verilerin saklama sürelerini veri kategorileri bazında belirlemeyi ve gerekli durumlarda güncellemeyi hedefler.
6. Kişisel Verilerin İmhası
Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve verilerin saklanmasını gerektiren başka bir hukuki yükümlülük veya neden bulunmaması hâlinde, kişisel veriler mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
İmha yöntemleri, verilerin bulunduğu ortama ve niteliğine göre belirlenir:
Silme: Elektronik ortamda tutulan kişisel verilerin, yetkili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
Yok etme: Kişisel verilerin bulunduğu fiziksel veya elektronik ortamın, verilerin yeniden elde edilmesini mümkün olmayacak şekilde ortadan kaldırılması.
Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
İmha işlemleri, ilgili mevzuat hükümleri ve derneğin uyguladığı teknik ve idari tedbirler çerçevesinde yürütülür.
7. Periyodik İmha
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçleri düzenli olarak gözden geçirilir. Saklama süresi sona eren ve muhafazasını gerektiren başka bir hukuki neden bulunmayan veriler, ilgili mevzuata uygun şekilde imha edilir.
Derneğin periyodik imha yükümlülüğü ve imha aralıkları, KVKK ve ilgili yönetmelik hükümlerine göre değerlendirilir.
8. Kişisel Verilerin Güvenliği
Dernek, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla veri işleme faaliyetlerinin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirleri alır.
Bu tedbirler kapsamında, uygulanabilir olduğu ölçüde:
Erişim yetkilerinin sınırlandırılması.
Sistem ve dosyalara yetkisiz erişimin önlenmesi.
Bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanması.
Fiziksel belgelerin kontrollü ortamlarda muhafaza edilmesi.
Veri güvenliğine ilişkin süreçlerin gözden geçirilmesi.
hedeflenir.
9. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
İlgili kişiler, KVKK'nın 11. maddesi kapsamında kendileriyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgi talep etme, verilerin düzeltilmesini isteme, kanunda belirtilen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini talep etme ve kanunda düzenlenen diğer haklarını kullanma imkânına sahiptir.
Başvurular, KVKK ve ilgili mevzuatta belirtilen usul ve esaslara göre değerlendirilir. Kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi talepleri, mevzuattan kaynaklanan saklama yükümlülükleri ve diğer hukuki nedenler dikkate alınarak sonuçlandırılır.
10. Politikanın Güncellenmesi
Bu politika, mevzuatta meydana gelen değişiklikler ve derneğin kişisel veri işleme süreçlerindeki gelişmeler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metin, internet sitesi üzerinden yayımlanır.
11. İletişim
Kişisel verilerin saklanması, imhası ve KVKK kapsamındaki talepler hakkında derneğimizle iletişime geçebilirsiniz.
Veri Sorumlusu: Güneşin Çocuklarını Üşütmeyelim Derneği (GÇÜ Derneği)
Dernek: Güneşin Çocuklarını Üşütmeyelim Derneği
Adres: Çengelköy, Güzeltepe mah, Küçük Namazgah Cd. no:30/A, 34680 Üsküdar/İstanbul
E-posta: info@gcudernegi.org.tr
Telefon: +90 534 344 12 32